Le sperimentazioni condotte in ogni distretto vengono portate avanti attraverso un processo di concertazione con portatori di interesse locali. A questo scopo sono stati costituiti, in ognuno degli 8 distretti, dei Gruppi Pilota che vedono la partecipazione di soggetti pubblici e privati.

Ogni Gruppo pilota adotta un regolamento per la gestione delle attività del progetto PREFER